La gestion locative Airbnb est une activité passionnante, mais elle peut également être très chronophage. Entre les réservations, les communications avec les voyageurs, le nettoyage et le réassort des fournitures, il peut être difficile de trouver du temps pour d’autres aspects de votre vie. Cependant, ne vous inquiétez pas, car dans cet article, je vous présente mes meilleures astuces pour optimiser votre gestion locative Airbnb et libérer précieusement votre temps. Ces astuces pratiques et efficaces vous aideront à simplifier les tâches quotidiennes, à maximiser votre efficacité et à vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Découvrez comment transformer radicalement votre gestion du temps dans cette passionnante aventure de gestion locative Airbnb.
Pourquoi faut-il bien s’organiser pour la gestion locative Airbnb ?
La gestion d’une location courte durée (surtout si elle est intégrée à votre résidence principale) peut être une expérience enrichissante, mais cela demande une organisation efficace. Voici quelques raisons pour lesquelles il est crucial de bien s’organiser dans cette activité.
Maximiser votre temps de gestion locative
Lorsque vous gérez une location courte durée tout en conciliant votre vie personnelle, il est essentiel de maximiser votre temps. Une bonne organisation vous permettra d’établir des routines et des processus qui optimisent votre efficacité. Vous pourrez ainsi consacrer plus de temps à d’autres activités importantes de votre vie quotidienne. Par exemple, trouver de nouveaux « clients » ou tout simplement de profiter de votre vie avec votre famille.
Éviter les erreurs coûteuses
L’organisation vous permet de minimiser les erreurs coûteuses ou les oublis qui pourraient nuire à votre activité de location courte durée. Par exemple, en ayant une checklist détaillée des tâches à effectuer avant l’arrivée des voyageurs, vous vous assurez de ne rien oublier d’important, comme le nettoyage ou le réapprovisionnement des fournitures. N’oubliez pas, l’oubli du nettoyage d’une douche, par exemple peut avoir des conséquences au niveau des commentaires (exemple : « douche pas propre, il reste des poils... » Après un commentaire comme celui là, ça ne donne pas envie, on d’accord !)
Offrir un service de qualité aux voyageurs Airbnb
L’organisation vous permet de fournir un service de qualité aux voyageurs qui séjournent dans votre logement. En ayant des systèmes en place pour la communication, le nettoyage et la gestion des demandes des voyageurs, vous pouvez répondre rapidement et efficacement à leurs besoins, offrant ainsi une expérience agréable et professionnelle.
Maintenir un bon équilibre entre votre vie personnelle et la gestion de la location
Une organisation efficace vous permet de préserver un équilibre sain entre votre vie personnelle et la gestion de votre location courte durée. En ayant des processus clairs et des routines bien établies, vous pourrez mieux planifier et allouer votre temps, évitant ainsi les conflits entre vos engagements personnels et les besoins de votre activité.
Réduire le stress et l’anxiété
Une organisation solide vous aide à réduire le stress et l’anxiété liés à la gestion de votre location courte durée. En sachant que vous avez des systèmes en place et que vous suivez des processus établis, vous pouvez vous sentir plus en contrôle de votre activité. Cela vous permettra de vous concentrer davantage sur la satisfaction de vos voyageurs et sur votre propre bien-être.
Maintenant que nous avons compris l’importance de l’organisation dans la gestion d’une location courte durée, passons aux astuces pratiques qui vous aideront à gagner du temps et à simplifier votre vie quotidienne. Voici quelques conseils pour vous aider à optimiser votre organisation et à faciliter la gestion de votre location courte durée.
Mes astuces pour récupérer du temps dans la gestion de votre location Airbnb
Gérez le « parcours client »
Vérification de votre calendrier/disponibilité
Il est important de vérifier très régulièrement votre calendrier (vous pouvez le faire tous les jours, au moment du petit déj avec votre bon café par exemple). Cela permet de connaître les entrées et les sorties de votre logement et en plus, l'algorithme adore ça ! Pour éviter la double réservation (si vous avez au moins 2 plateformes en canaux de visibilité), je conseil fortement d'investir dans un Channel manager car croyez moi c'est une douloureuse expérience que de gérer une double réservation !
Messages automatisés
Utilisez les outils de messagerie automatisée des plateformes pour envoyer des messages préprogrammés aux voyageurs. Par exemple, vous pouvez créer un modèle de message avec des instructions d’arrivée, des rappels sur les règles de la maison et des informations utiles sur les environs. Cela vous permettra d’économiser du temps et de garantir que chaque voyageur reçoit les informations nécessaires de manière cohérente.
Accueil/Boîte à clé
L'accueil physique des voyageurs est indéniablement important, mais il peut y avoir des situations où il est impossible de le faire de manière satisfaisante. Dans de tels cas, simplifiez-vous exceptionnellement la tâche en utilisant une boîte à clé sécurisée lorsque cela est nécessaire. Cela permet aux voyageurs de récupérer les clés à leur convenance, sans avoir besoin de coordonner un horaire spécifique avec vous. Il est essentiel de fournir des instructions claires et détaillées pour permettre aux voyageurs d'accéder facilement au logement. En optant pour cette solution pratique, vous pourrez toujours offrir une expérience d'arrivée sans tracas à vos voyageurs, même en votre absence.
Ne négligez pas le customer care
Établissez une routine pour la gestion des messages aux clients. Fixez des moments dédiés dans la journée pour répondre aux demandes, envoyer des informations supplémentaires et traiter les préoccupations des voyageurs. Une routine bien définie vous permettra de gagner du temps et d’offrir une réponse rapide et efficace. Et pour gagner encore plus de temps, je vous conseille en plus d'avoir des messages pré enregistrés sur votre portable (vous pouvez utiliser une page notion par exemple).
Gérez l'entretien du logement
La règle d'or
Dès que votre voyageur a quitté le logement il vaut mieux refaire le logement au plus vite. On ne sait jamais dans quel état on va retrouver le logement.
Répartition des tâches
Si cela est possible, je vous conseille d'assigner les tâches liées à la location courte durée entre vous et votre conjoint. Par exemple, l’un peut être responsable de la gestion des réservations et de la communication avec les voyageurs, tandis que l’autre peut se charger du nettoyage et de la préparation du logement. Cette répartition équitable réduit la charge de travail et facilite la gestion quotidienne.
Check-list des tâches à effectuer
Créez une check list détaillée pour vous assurer que toutes les tâches nécessaires sont accomplies avant l’arrivée des voyageurs. Cela peut inclure le nettoyage, le réapprovisionnement des fournitures, la vérification des équipements, etc. En suivant une liste organisée, vous éviterez les oublis et vous assurerez que chaque étape est effectuée de manière cohérente. Je vous rassure après quelques mois d'activités vous n'aurez plus besoin de check list pour les tâches mais j'avoue que cela m'a bien aidé au début !
Mettre des rappels de nettoyage spécifique
Utilisez des rappels pour vous assurer que des tâches spécifiques, telles que le nettoyage des volets roulants, sont effectuées régulièrement (par exemple 1 fois par an, au moment du grand nettoyage du printemps!). Planifiez ces rappels à intervalles réguliers dans votre calendrier ou utilisez des applications de rappel sur votre téléphone. Cela garantit que votre logement reste propre et bien entretenu pour chaque voyageur.
Gérer le linge de votre location Airbnb
(Si la gestion du linge vous intéresse, clique ici pour un article complet sur le sujet)
Création d’une buanderie
Aménagez un espace dédié à la lessive dans votre résidence principale. Cela peut être une buanderie séparée ou simplement un coin spécifique équipé d’une machine à laver et d’un sèche-linge. En ayant un espace dédié, vous pourrez organiser et traiter le linge plus efficacement (et séparément du linge personnel). Et le top du top est d'avoir un plan de travail avec des rangements.
Avoir plusieurs jeux de linge
Investissez dans plusieurs jeux de linge de lit, de serviettes de bain et de torchons de cuisine. Cela vous permettra de toujours avoir du linge propre disponible pour les voyageurs, même lorsque le précédent jeu est en cours de lavage. Avoir des ensembles supplémentaires réduit également la pression de devoir faire une lessive immédiatement après chaque départ de voyageurs.
Préparer le linge la veille
Anticipez les besoins en linge pour les prochains voyageurs en préparant le linge la veille de leur arrivée. Lavez, séchez et pliez le linge nécessaire pour chaque réservation à l’avance. Cela vous évitera de vous précipiter et de perdre du temps le jour-même de l’arrivée des voyageurs.
Gérer le réassort
Zone de stockage
Définissez une zone de stockage dédiée dans votre résidence principale pour les fournitures nécessaires à la location courte durée, telles que les produits de bases, les produits de nettoyage, etc. Organisez cette zone de manière à ce que vous puissiez facilement repérer et accéder aux articles dont vous avez besoin. Attention à bien laisser cette zone à l'abri de vos clients, car ces derniers pourraient s'y servir...
Faites les courses 1x/mois
Planifiez vos achats de réassort en effectuant une seule grande course mensuelle. Utilisez des services de courses drive disponibles dans votre région pour gagner du temps et éviter de faire des allers-retours fréquents au supermarché. Préparez une liste détaillée des articles dont vous avez besoin afin de minimiser les oublis lors de vos achats.
Faites une liste type
Créez une liste de choses à acheter pour le réassort des fournitures, et utilisez une liste enregistrée sur le site du drive pour faciliter vos achats. La liste vous permettra de noter les articles spécifiques à acheter, les quantités nécessaires (et les prix 😉 pour mieux gérer votre budget). La liste sur le site drive peut être préparée en ajoutant directement les articles à votre panier en ligne, facilitant ainsi le processus d’achat lors de votre course mensuelle.
Gérer la comptabilité : avoir une bonne gestion locative Airbnb
Compte professionnel
Ouvrez un compte bancaire distinct dédié à votre activité de location courte durée. Cela vous permettra de séparer clairement vos revenus et vos dépenses "professionnels" de vos finances personnelles, ce qui facilitera la gestion et la tenue de vos registres comptables.
Faire les données
Tenez des enregistrements précis de vos revenus et de vos dépenses liés à la location courte durée. Utilisez un logiciel de comptabilité ou une feuille de calcul (Excel c'est très bien) pour enregistrer toutes les transactions, y compris les paiements des voyageurs, les frais de maintenance, les coûts d’approvisionnement, etc. Cela vous permettra de garder une vue d’ensemble claire de votre activité financière. Chez nous, on appelle ça "faire les données".
Créez des rappels sur le portable
Programmez un rappel sur votre téléphone pour vous rappeler de déclarer la taxe de séjour conformément aux réglementations locales. Assurez-vous de bien comprendre les obligations fiscales spécifiques à votre région et respectez les délais de déclaration et de paiement pour éviter des pénalités (vous pouvez également créer un process pour réaliser cette démarches).
Créer un dossier de comptabilité
Créez un dossier dédié à la comptabilité de votre location courte durée. Ce dossier devrait inclure des documents importants tels que les contrats d’assurance, les informations sur les prêts liés à votre résidence principale, les relevés bancaires, les factures, les reçus, etc. Cela vous permettra de garder toutes les informations et les documents pertinents bien organisés et facilement accessibles en cas de besoin. Vous pouvez également faire appel à un expert comptable surtout si vous êtes en frais réel !
Gérer la promotion de votre logement airbnb
Débriefer sur votre prochaine stratégie
Prenez régulièrement le temps de réfléchir à votre stratégie de communication. Analysez au moins une fois par mois, les résultats avec votre annonce, les retours des voyageurs et les tendances du marché mais également les stratégies de visibilité. Identifiez ce qui fonctionne bien et ce qui peut être améliorées. En vous basant sur ces informations, élaborez une stratégie pour améliorer votre communication et atteindre vos objectifs.
Créer un dossier avec votre annonce
Préparez un dossier complet contenant tous les éléments essentiels de votre annonce. Cela peut inclure des photos retouchées de haute qualité qui mettent en valeur les caractéristiques attractives de votre logement, une description détaillée et captivante qui décrit les avantages et les commodités, ainsi que des informations sur les règles de la maison, les attractions locales, et tout autre détail pertinent pour les voyageurs potentiels. Avoir ces informations prêtes dans un dossier (page notion également) facilitera la mise à jour et la publication de votre annonce sur différentes plateformes et canaux de visibilité.
Faire le bilan de votre gestion locative Airbnb
Faites régulièrement le bilan
Utilisez le tableau Excel pour suivre vos revenus et vos dépenses liés à la location courte durée. Créez des colonnes pour chaque catégorie de dépenses et analyser en fonction de vos objectifs. Réajuster avec des passages à l'action. Pour ma part, pour booster la visibilité de mon dernier logement avec SPA, j'ai décider de réaliser des flyers.
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Meilleure stratégie de promotion
Lors de vos bilans, évaluez l’efficacité de votre stratégie de communication. Analysez les canaux que vous utilisez, les annonces que vous publiez et les messages que vous envoyez aux voyageurs. Identifiez ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. Ajustez votre stratégie de communication en conséquence pour maximiser votre visibilité et attirer davantage de réservations en directes.
Prévoir en fin de semaine
Profitez de la fin de chaque semaine pour planifier le déroulement de votre semaine à venir. Identifiez les tâches prioritaires, les rendez-vous personnels ou professionnels, et les événements importants à venir. Cela vous permettra d’anticiper les besoins de votre location courte durée et de vous assurer que vous disposez du temps nécessaire pour répondre aux demandes des voyageurs et pour accomplir vos autres engagements.
En conclusion, ces astuces de gestion locative Airbnb sont des outils précieux pour optimiser votre temps et simplifier votre activité. Cependant, il est crucial de se rappeler qu’une gestion efficace ne se limite pas aux tâches quotidiennes. Pour réussir pleinement avec votre location courte durée, consacrez du temps à travailler sur la visibilité de votre logement. (stratégies de marketing pour attirer davantage de réservations en directe). En vous libérant du temps et en mettant l’accent sur la visibilité, vous augmenterez vos chances de succès dans la gestion locative Airbnb. Appliquez ces astuces, gérez efficacement votre location et faites de votre activité un véritable succès.
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